Da remoto e con efficacia

Il lavoro a distanza negli ultimi cinque anni è stato associato principalmente al freelance. Oggi, a causa dello scoppio dell'epidemia, le aziende di un’ampia gamma di settori stanno passando a questo formato di lavoro a livello globale. I dipendenti delle società che non hanno mai praticato l'home office in precedenza, devono adattarsi al nuovo formato dell’impegno lavorativo. È necessario sviluppare in sé stessi una maggiore responsabilità e auto-organizzazione con l'osservanza obbligatoria delle regole della sicurezza informatica.

I vantaggi del lavoro in remoto nel gruppo internazionale di società AsstrA è apparso molto prima dello stato di emergenza. Pertanto, il passaggio in massa alla "modalità domestica" del lavoro è andato liscio e "indolore" per i processi aziendali.

Sull'organizzazione del lavoro a distanza, che consente di attendere in modo sicuro e produttivo il passare dell’epidemia, ci racconta Dmitry Lagun, CEO del gruppo logistico internazionale delle società AsstrA.

La pratica del lavoro a distanza in AsstrA è apparsa ancora nel 2008 Grazie alle tecnologie IT, i dipendenti possono servire i Clienti, interagire con i Fornitori e organizzare le videoconferenze da casa. Pertanto, ora, con il passaggio forzato di alcuni uffici in modalità smart working, per i dipendenti non accade nulla di straordinario. Il processo lavorativo non cambia in nessun modo. Questo è un vantaggio, perché non c'è lo stress inutile. Soprattutto, considerando che in molte regioni l'atmosfera è già vicina al panico.

I primi a usare l’home office sono stati i dipendenti dell'ufficio a Shanghai, dal gennaio 2020 Da metà febbraio, l’ufficio a Bergamo ha iniziato a lavorare in remoto. In seguito, gli uffici di Varsavia, Vilnius e Praga sono passati a questo formato. I dirigenti delle filiali monitorano attentamente la situazione nelle regioni, aderiscono alle raccomandazioni delle autorità e rapidamente agiscono ad esse. Attualmente, gli uffici di rappresentanza di AsstrA a Kiev e Almaty si sono aggiunti agli uffici che operano a distanza.

- Quali difficoltà avete incontrato quando si è passato all’home office? Come le avete superate?

Ci salva che ancora 12 anni fa si è pensato al futuro delle tecnologie e all'uso di prospettive nuove. Le difficoltà oggettive sono la larghezza di banda dei provider di Internet, la costruzione di rapporti con i data center, l'organizzazione della duplicazione dei canali di comunicazione, la stabilità di processi di sistema e la velocità di risposta.

Questi sono i compiti che devono essere risolti creando un'infrastruttura IT centralizzata. E ovviamente, senza dimenticare della sicurezza. Le parole di gratitudine a parte vanno ai dipendenti dei servizi IT che hanno tenuto il passo con i tempi, a volte anche superandoli. Tali problemi non possono essere risolti in fretta mantenendo la qualità. Ci vuole un approccio equilibrato e un investimento notevole.

-Quali strumenti sono stati utili nel passaggio a smart working?

Da una seria spinta alla costruzione di un nuovo sistema è servito il passaggio da prodotti creati ad hoc a un potente sistema ERP esterno. Ci è voluta una nuova occhiata all’IT struttura. Grazie a questo passo ponderato, oggi l'azienda affronta le nuove sfide del tempo.

-Come efficacemente organizzare il lavoro a distanza da parte del datore di lavoro?

È importante costruire un sistema di motivazioni che metterà il risultato in primo piano, che sosterrà il coinvolgimento dei dipendenti negli affari dell'azienda. Durante il lavoro in remoto, è estremamente importante. È necessario introdurre un processo di conteggio del tempo lavorativo in cui verranno visualizzate le informazioni sui dipendenti: chi lavora, chi riposa, chi è in malattia, chi è in vacanza o in viaggio d'affari. È utile creare un meccanismo di valutazione delle prestazioni sia dei dipartimenti sia dei risultati personali se il modello aziendale lo richiede.

Aiutano a passare al lavoro in remoto con perdite minime anche la metodologia agile ossia la capacità di lavorare con iterazioni e l'approccio progettuale. Dipendenti e dirigenti devono essere in grado di lavorare da remoto pur rimanendo una squadra. Dipartimenti e gruppi di lavoro devono essere preparati per riunioni "virtuali".

Oggi la questione principale è mantenere la calma. Tutto passerà, e anche questa situazione. In Cina, la situazione è durata 2,5 mesi, dopo di che la tensione dovuta all'epidemia è diminuita. Dopo la quarantena, i dipendenti della filiale di Shanghai sono tornati al lavoro in ufficio, come la maggior parte delle aziende cinesi. La situazione in Cina si sta gradualmente normalizzando. Speriamo che in Europa non durerà di più. Il team di AsstrA continua a lavorare. Oggi la logistica è estremamente importante, perché qualcuno deve consegnare i beni essenziali sugli scaffali dei negozi e ai consumatori.